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Protección de Datos Personales para Autónomos y Pymes.

Obligaciones del trabajador autónomo y la PYME que debe cumplir en relación con la protección de Datos Personales

Pónganse en contacto con nosotros para cumplir con la ley orgánica de protección de datos:  Contacte
Se entiende datos de carácter personal a cualquier información que permita identificar o hacer identificable a una persona.
Así la protección de datos personales  no es más que un derecho fundamental de las personas como máxima expresión de su derecho a la intimidad. Dicha ley reconoce a cada persona la propiedad de sus datos.

leylopd
La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) es la autoridad independiente que vela por el cumplimiento de la normativa y garantiza el derecho fundamental a la protección de datos personales.
¿Pero tiene el autónomo datos de carácter personal que deba proteger?
La respuesta es sí. Los autónomos, como cualquier empresa, están obligados a cumplir con la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD). Todos tenemos datos de  nuestros clientes o de gestiones comerciales, correos electrónicos, contactos, formularios web, cv, impagados, morosos…etc..

¿Qué es lo que debemos de hacer?
Cada empresa o autónomo deberá contratar los servicios de una empresa especializada que se dedique a la implantación de la LOPD.
Las medidas de seguridad exigibles a los ficheros y tratamiento de datos personales se clasifican en tres niveles dependiendo de su mayor o menor importancia.
Nivel básico: el nombre, los apellidos, el D.N.I., la dirección, teléfono, firma, imagen, e-mail, matrícula, nº tarjeta, etc…
Nivel medio: Los ficheros que contengan datos fiscales, ficheros relativos a servicios financieros, solvencia o crédito, infracciones administrativas o penales, datos que permitan evaluar determinados aspectos de la personalidad, etc…
Nivel alto: Ficheros que incluyan datos policiales, ideología, salud, afiliación sindical, religión, origen racial o étnico, violencia de género…
Para Datos con nivel básico:
• Documento de seguridad. Que no es más que la política sobre el tratamiento, acceso y rescisión de los datos implantada en la empresa y difundido a todo el personal.
• Inscripción de los ficheros en la AEPD.
Fichero no es más que cualquier conjunto organizado de datos de carácter personal, cualquiera que fuese la forma o modalidad de su creación almacenamiento y acceso:
Soporte informático (Excel, Outlook,…)
Soporte papel (Archivador de nóminas, contabilidad, facturas,….)
• Crear cláusulas información y contratos de confidencialidad (trabajadores, fugas de información, informáticos, auditores, asesores etc…)
• Funciones y obligaciones del personal.
• Gestión de soportes y documentos.
• Identificación y autorización de usuarios al acceso de datos
• Control de acceso a los datos de carácter personal
• Copia de seguridad al menos una semana.
Medidas de seguridad de nivel alto además de las nivel básico tendrán que:
• Designar uno o varios responsables de seguridad.
• Auditoria interna o externa al menos cada dos años.
• Establecer un registro de salida de soportes con datos
• Establecer mecanismo que limiten el acceso no autorizado.
• Registro de incidencias (pérdida de pendrive con datos se debe registrar…)
Medidas de seguridad de nivel alto además de las de nivel básico y medio tendrán que:
• Gestión y distribución de soportes. (cifrado de datos o cualquier otro mecanismo que garantice la seguridad de dichos datos)
• Copias de respaldo y recuperación.
• Registros de accesos a ficheros.
• Transmisión de datos a través de redes públicas deberán ser cifradas.

Si no cumplimos con esta Ley nos podemos enfrentar a importantes sanciones económicas, que repercutirán negativamente en la empresa, por lo que si estamos dudando entre implantar o no la LOPD, debemos tener en cuenta que el coste de no implantarla puede ser mucho mayor que si no lo hacemos.
Según la Ley 2/2011, de 4 de marzo de Economía Sostenible, sobre la LOPD, artículo 45, la cual ha modificado algunos puntos de la Ley Orgánica 15/1999 de Protección de Datos, los importes de las sanciones se han reducido y quedan de la siguiente manera:
1. Las infracciones leves serán sancionadas con multas de 900 a 40.000€.
2. Las infracciones graves serán sancionadas con multas de 40.001 a 300.000€.
3. Las infracciones muy graves serán sancionadas con multas de 300.001 a 600.000€.

Normativa
• Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal (Título VI con rango de ley ordinaria).
• Real Decreto 1720/2007 por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal.
• Real Decreto 428/1993, de 26 de marzo, por el que se aprueba el Estatuto de la Agencia Española de Protección de Datos.

EL NUEVO SUMINISTRO INMEDIATO DE INFORMACION DEL IVA (SII)

ivaActualmente el IVA se gestiona a partir de la información facilitada por los sujetos pasivos y por la información obtenida por la Agencia Tributaria a través de los diversos canales de información de los que dispone , todos los sujetos pasivos están obligados a llevar un Libro Registro de IVA compuesto por: el Libro Registro de Facturas Emitidas, el Libro Registro de Facturas Recibidas, el Libro Registro de Operaciones Intracomunitarias, y el Libro Registro de Bienes de Inversión.

Con el nuevo Suministro Inmediato de Información (SII) se pretende pasar a un nuevo sistema de llevanza de los libros registro del Impuesto sobre el Valor Añadido a través de la Sede electrónica de la AEAT, mediante el suministro casi inmediato de los registros de facturación, acercando el momento del registro o contabilización de las facturas al de la realización efectiva de la operación económica que subyace de ellas, lo que permitirá mejorar el control tributario y la asistencia al propio contribuyente.

Pero no nos asustemos, este nuevo sistema será aplicable con carácter obligatorio a partir del 1 de enero de 2.017 a los sujetos Pasivos que actualmente tienen obligación de autoliquidar el IVA mensualmente:
-Inscritos en el REDEME ( Registro de Devolución Mensual del IVA).
– Grandes Empresas ( aquellas cuya facturación anual es superior a 6 millones de €).
– Grupos de IVA.
O aquellos sujetos pasivos que voluntariamente decidan acogerse al mismo ( deberán presentar el modelo 036 en el mes de noviembre anterior al año en el que vaya a surtir efecto).
Los sujetos pasivos acogidos al SII están obligados a llevar, a través de la Sede electrónica de la AEAT, mediante el suministro electrónico de los registros de facturación, los siguientes Libros Registro:
– Libro Registro de Facturas Expedidas.
– Libro Registro de Facturas Recibidas.
– Libro Registro de Bienes de Inversión.
– Libro Registro de determinadas operaciones Intracomunitarias.
Y deberán remitir a la AEAT detalles sobre su facturación ( mediante servicios web basados en el intercambio de mensajes XML conforme con los campos de registro que apruebe el Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas), lo que permitirá configurar casi en tiempo real los distintos Libros Registro.
Es importante recalcar que no hay que remitir las facturas a la AEAT, sino que lo que se debe remitir son los campos de los registros de facturación que se aprueben, la estructura podría tener una cabecera común con la información del titular de cada registro, así como la información del ejercicio y período en el que se registran dichas facturas y el contenido de las facturas ( habrá que esperar a la correspondiente Orden Ministerial que lo detalle).

Otro punto a tener en cuenta, es el plazo en el cual hay que remitir los registros de facturación a la AEAT, en el caso de Facturas Expedidas el plazo es de cuatro días naturales desde la expedición de la factura, salvo que se trate de facturas expedidas por el destinatario o por un tercero, en cuyo caso dicho plazo será de ocho días naturales. En ambos supuestos antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que se hubiera producido el devengo del Impuesto correspondiente a la operación que debe registrarse.
En el caso de Facturas Recibidas , el plazo es de 4 días naturales desde la fecha en que se produzca el registro contable de la factura, en el caso de las operaciones de importación ,los cuatro días naturales se deberán computar desde que se produzca el registro contable del documento en el que conste la cuota liquidada por las aduanas y, en ambos casos, antes del día 16 del mes siguiente al periodo de liquidación en que se hayan incluido las operaciones correspondientes.
En las operaciones Intracomunitarias el plazo es de cuatro días desde el momento de inicio de la expedición o transporte, o en su caso, desde el momento de la recepción de los bienes a que se refieren.

En cuanto a los Bienes de Inversión, el plazo es hasta la presentación del último periodo de liquidación del año ( hasta el 30 de enero).

En el computo de plazo de cuatro u ocho días naturales a que se refieren las operaciones anteriores se excluirán los sábados, los domingos y los declarados festivos nacionales.

Las ventajas para el contribuyente con el nuevo SII es la reducción de las obligaciones formales, ya que se suprime la obligación de presentar los modelos 347,340 y 390, así como la elaboración de los Libros Registro de IVA. Únicamente deben presentar las correspondientes autoliquidaciones del impuesto.
Se podrá obtener del apartado de “datos fiscales” de la sede electrónica de la AEAT un Libro Registro declarado y otro contrastado con la información de contraste procedentes de terceros que pertenezcan, claro está, al colectivo de este sistema o de la base de datos de la AEAT, lo que permitirá la reducción de errores en la confección de los mismos, lo que se verá reflejado en la simplificación de las autoliquidaciones y la mayor seguridad jurídica.
Se amplía en diez días el plazo de presentación de las autoliquidaciones periódicas , se reduce el plazo de la realización de las devoluciones , al disponer la AEAT de la información casi a tiempo real y se reducen también los plazos de comprobación y los requerimientos de información.

Está previsto que a partir del 1 de enero de 2.016 comience una fase voluntaria en la que un grupo de empresas participarán en una prueba piloto, pero será el 1 de enero de 2.017 cuando comenzará la fase obligatoria de aplicación de este sistema tanto para aquellos sujetos pasivos incluidos de forma obligatoria, como para aquellos que opten voluntariamente.