Circular 72 Uso de WhatsApp en empresas

ICONO WHATS APP

Muchas empresas utilizan WhatsApp para comunicarse con clientes y potenciales clientes. Eso ha provocado que empresas, tanto grandes como pequeñas, usen la app para hablar con sus clientes, quizá creando un vínculo más personal entre ambos y mejorando el negocio. Pero como empresas, debemos tener mucho cuidado con lo que se comunica mediante este tipo de mensajería instantánea.

El primer error que las empresas cometen es el uso de WhatsApp en sí. La aplicación, aunque popular, se ha demostrado continuamente que es insegura para transmitir datos importantes y privados. La seguridad de nuestros clientes o de nuestros usuarios debería serlo todo, y usar WhatsApp crea una vía rápida de comunicación, pero muy insegura.

Como parte de esta inseguridad, no se debe compartir documentos importantes de la empresa mediante WhatsApp, y mucho menos información que pueda comprometer nuestro negocio.

Otro de los errores más comunes es la gestión desde un solo número de servicios que muchas personas podrían usar. Frente a ello, se deben contratar varias líneas y gestionar desde diferentes equipos o personas las incidencias, esto permitirá que no se cree una larga lista de incidencias o mensajes por leer.

Muchos de los problemas de brechas de seguridad que tienen WhatsApp y otras aplicaciones de mensajería usadas para conectar con clientes y trabajadores de una misma empresa es el uso del terminal como algo personal. Esto es algo muy normal hoy en día: es el llamado BYOD -Bring Your Own Device (“trae tu propio dispositivo”)- en el que cada vez más, en las empresas se permite el móvil personal como dispositivo de trabajo.

Por tanto, no debe utilizarse el móvil personal para comunicarse con clientes, eso es un gran error. Porque en el móvil personal se realizan descargas de decenas de aplicaciones ‘para probar’ y muchas de ellas usan los datos de WhatsApp o Telegram para NO SABEMOS QUÉ FINALIDAD.

Lo más preocupante del uso de WhatsApp por parte de empresas es sin duda el desconocimiento de la Ley de Protección de Datos. Nuestra Ley es muy dura con empresas que usan datos personales de clientes por canales que jamás deberían pasar. Y menos por canales inseguros.

En los términos de uso de Whatsapp se indica que “no pueden garantizar la seguridad de los datos que se transmiten”, por tanto, es el usuario el que asume el riesgo de la información que comparte. Usar datos personales mediante WhatsApp se puede considerar como un incumplimiento de las obligaciones de las empresas sobre protección de datos, con unas multas que pueden llegar desde los 900€ hasta los 600.000€.

Esto incluye desde el número de teléfono, el estado, la fecha y hora de conexión e incluso la foto de perfil. Las empresas son responsables jurídicas de los datos personales que custodian de sus clientes y, como tales, están sujetas a la Ley Orgánica de Protección de Datos, que contempla como dato personal cualquier información que identifica o hace identificable a una persona física.

Quizá la mejor herramienta de la empresa ante esta situación, de seguir queriendo usar WhatsApp o cualquier aplicación de mensajería para comunicarse con clientes, es obtener el consentimiento del cliente para el uso de este tipo de aplicaciones, incluyéndolo como una cláusula en contratos para que ambas partes autoricen los canales de comunicación.

Fuente Información: GRUPO REINVENTALIA, S.L.